offline

Monika Kurowska

Office Manager, W&B

Miejscowość:: Zobacz profil »

Warszawa, mazowieckie

Branże:: Administracja biurowa; Hotelarstwo/Turystyka/Katering; Marketing/Reklama/Public Relations

Zobacz pełny profil

Doświadczenie i referencje

Firma:: Willson&Brown Sp. z o.o. (od 2008-11)

Stanowisko:: Office Manager

Obowiązki:: - Zarządzanie przepływem informacji w biurze (odbieranie telefonów od klientów, odbieranie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, zarządzanie zamówieniami);
- Organizowanie wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych dla 40 osobowej grupy pracowników (bilety lotnicze, kolejowe, rezerwacja hoteli);
- Troska o wygląd i estetykę biura. Nadzór w zakresie wyposażenia biura, współpraca z firmami serwisującymi i konserwującymi.(naprawy, remonty, cykliczne konserwacje w budynku);
- Wykonywanie zadań zleconych przez Zarząd firmy oraz pracowników części administracyjnej zgodnych z zajmowanym stanowiskiem i dotyczących działalności Firmy.
- Reprezentowanie Firmy, zgodnie z zajmowanym stanowiskiem;
- Współpraca z innymi działami Firmy, zgodnie z obowiązującymi ustaleniami (dział Finansów oraz Kadr);
- Nadzór w zakresie wyposażenia biura i współpraca z firmami serwisującymi i konserwującymi;
- Planowanie zapasów materiałów biurowych, artykułów biurowych, artykułów spożywczych, itp.
- Kontakty z dostawcami artykułów biurowych i sprzętu biurowego;
- Kontakty z administratorem budynku oraz innymi firmami dot. administracji biura.
- Wysyłanie przesyłek kurierskich wewnetrznych i zewnętrznych.

Firma:: RR Donnelley Document Solutions Sp. z o.o. (od 2004-11)

Stanowisko:: Starszy Specjalista ds. Administracji

Obowiązki:: - Przyjmowanie telefonów i korespondencji Dyrektora Generalnego
połączone z ich odpowiednim filtrowaniem.
- Wykonywanie zleconych tłumaczeń, prezentacji, pisanie korespondencji.
- Monitorowanie spraw Dyrektora Generalnego tj. telefon komórkowy,
samochód (ubezpieczenie, umawianie w serwisie celem
przeglądu/naprawy, sezonowa zmiana opon etc.).
- Organizowanie wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych (hotele,
przeloty, spotkania).
- Przyjmowanie telefonów kierowanych do pracowników firmy, w razie
nieobecności danego pracownika odbieranie wszelkich informacji
przekazywanych telefonicznie oraz łączenie rozmów na zlecenie
Kierownictwa firmy.
- Prowadzenie korespondencji przełożonych, pośredniczenie w kontaktach
korespondencyjnych.
- Przygotowywanie tłumaczeń zleconych przez Kierownictwo firmy oraz
pracowników administracyjnych (pisma, umowy handlowe, artykuły
prasowe).
- Organizowanie wyjazdów służbowych Kierownictwa firmy (hotele,
przejazdy, loty, spotkania).
- Kontakt z firmami obsługującymi Firmę w zakresie potrzeb Kierownictwa
firmy.
- Przyjmowanie klientów i gości firmy, opieka nad nimi.
- Troska o wygląd i estetykę biura. Nadzór w zakresie wyposażenia biura
współpraca z firmami serwisującymi i konserwującymi.(naprawy, remonty,
przebudowa, reorganizacja powierzchni).
- Wykonywanie zadań zleconych przez Kierownictwo firmy oraz
pracowników części administracyjnej zgodnych z zajmowanym
stanowiskiem i dotyczących działalności Firmy.
- Reprezentowanie Firmy, zgodnie z zajmowanym stanowiskiem.
- Współpraca z innymi działami Firmy, zgodnie z obowiązującymi
ustaleniami.
- Prowadzenie archiwum umów i innych dokumentów administracyjnych.
- Prowadzenie negocjacji umów z firmami obsługującymi w zakresie
administracji.
- Podpisywanie umów z firmami obsługującymi w zakresie administracji.
- Nadzór w zakresie wyposażenia biura i współpraca z firmami
serwisującymi i konserwującymi.
- Prowadzenie ewidencji kart wejściowych.
- Wstępne szkolenia pracowników z zakresu obowiązków związanych z
administracją.
- Ewidencja oraz nadzór nad profitami pracowniczymi (karty parkingowe,
karty medyczne, telefony komórkowe, samochody służbowe).
- Planowanie zapasów materiałów biurowych, artykułów biurowych,
artykułów spożywczych, itp.
- Kontakty z dostawcami artykułów biurowych i sprzętu biurowego.
- Kontrola pracy ekipy sprzątającej.
- Kontakty z administratorem budynku oraz innymi firmami dot.
administracji biura.
- Segregowanie i rozdzielanie wszelkiej korespondencji przychodzącej.
- Kontrola skrytek (pocztowej i bankowej) firmy.
- Wysyłanie przesyłek pocztowych.

Firma:: RR Donnelley Global Document Solutions (od 2004-11)

Stanowisko:: Specjalista ds. Administracji

Obowiązki:: Całkowita obsługa biura w zakresie:
- wszelkiego rodzaju zamówień np. artykuły papiernicze, meble, samochody (leasing),
- ubezpieczanie samochodów, sprawy parkingu firmowego,
- kontaktów z urzędami (np. poczta, Urząd Miasta),
- kontakt z kurierami, obsługą techniczną i sprzątającą, ochroną,
- organizowanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych, opieka nad gośćmi firmy,
- asystowanie Dyrektorowi Generalnemu np. tworzenie prezentacji, pism i dokumentów, korespondencja.