Magdalena Chrząstowska

Magdalena Chrząstowska

Kierownik administracyjny / Administration Manager

Warszawa, mazowieckie

Podsumowanie

JEDYNĄ PEWNĄ RZECZĄ W ŻYCIU...
KIEROWNIK DS. ADMINISTRACYJNYCH

CEMBRIT SP. Z O.O.

od sierpnia 2014 (od 5 miesięcy)
Organizacja działalności spółki i biura handlowego w zakresie administracyjnym (rozliczenia i ewidencji wydatków biura, dekretowania wydatków służbowych, dekretowania rachunków i faktur kosztowych, ewidencji dokumentacji administracyjnej spółki, zakup materiałów biurowych i sprzętu dla biura spółki, sporządzanie uchwał, ugód, umorzeń, porozumień - dotyczących należności. Prowadzenia bieżącej korespondencji z urzędami, sporządzania dokumentów administracyjnych,
Organizacja podróży służbowych – negocjowanie umów
Reprezentowanie spółki na zewnątrz: pierwszy kontakt z klientem, udzielanie wstępnej informacji handlowej, korespondencja z klientami
Działania na rzecz Działu Marketingu (koordynacja stanu materiałów reklamowych i ich zamawiania)
Zamawianie drobnego sprzętu elektronicznego oraz materiałów biurowych i innych pomocniczych na rzecz biura i w imieniu pracowników , zakup materiałów biurowych i sprzętu dla biura spółki, poszukiwanie dostawców w/w materiałów i usług - negocjowanie cen zakupu i umów
Wprowadzanie procedur administracyjnych i kontrolnych w zakresie administracji
Zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi, flotą samochodową, opieką zdrowotną pracowników oraz pracowniczymi ubezpieczeniami grupowymi
Raportowania działalności administracyjnej do Zarządu
Wspomaganie Działu Finansowego w zakresie analiz ekonomicznych
Zarządzanie komunikacją ze wszystkimi pracownikami w firmie w zakresie spraw administracyjnych oraz innych o charakterze ogólnym, wprowadzanie procedur usprawniających życie firmy.
Sporządzanie deklaracji Intrastat, opłaty paliwowej, rozliczanie opłat produktowych i opakowaniowych
Administrowania wynajmowanym lokalem (meble, komputery, telefony i pozostałe wyposażenie oraz łączność teleinformatyczna oraz usługi sprzątania)
Koordynator Biura / Office Manager

CEMBRIT FB Sp. z o.o.

styczeń 2009 - sierpień 2014 (przez 5 lat i 8 miesięcy)
W mojej obecnej pracy zajmuję się zarówno częścią handlową, jak i księgową - jako koordynator spinam kwestie z zakresu zarządzania biurem administracyjnie, sprzedaży, logistyki oraz księgowości.
Moje obowiązki związane są z organizacją biura handlowego oraz finansowym tego aspektem. W tej chwili zajmuję się sprawami księgowymi oraz kosztami działania firmy.
To bardzo pouczające nowe doświadczenie. Nowa firma stworzona od podstaw - wyzwanie, a to lubię najabradziej.
Przez te kilka lat pracy również i zakres obowiązków zmienił mi się dość znacznie.

- koordynacja działań handlowych i logistycznych firmy (administracyjna obsługa procesu zamówień, logistyka dostaw)
- bieżąca obsługa administracyjna, prawna i HR biura
- koordynacja finansowych aspektów funkcjonowania biura handlowego (dekretowanie i księgowanie dokumentów, merytoryczna kontrola dokumentów, wystawianie faktur, realizacja zamówień, rozliczenia Intrastat, rozliczanie opłat produktowych i opakowaniowych etc)
- sporządzanie dokumentów handlowych (wystawianie i rozliczanie faktur sprzedaży, dokumentów WZ, PZ)
- prowadzenie baz danych klientów, zarządzanie relacjami i rozwój współpracy z kontrahentami
- monitoring płatności (kontrola finansowa stanu zadłużenia klientów, windykacja, współpraca z Euler Hermes w zakresie odzyskiwania długów)
- prowadzenie bieżącej korespondencji oraz rozliczeń finansowych związanych z wykonanymi zleceniami
- działania reklamowe i marketingowe (organizacja konferencji i seminariów, redagowanie i przygotowywanie folderów i tekstów reklamowych, materiały reklamowe do czasopism branżowych)
- wspieranie oraz współpraca z Działem Sprzedaży w zakresie administracyjnym
- przeprowadzanie procesu zakupowego w zakresie sprzętu oraz usług dla biura (realizacja zlecenia od zgłoszenia zapotrzebowania do dostarczenia produktu lub usługi finalnemu użytkownikowi)
- poszukiwanie i wybór dostawców (analiza rynku, ocena i wybór dostawców)
- prowadzenie negocjacji handlowych
- zarządzanie flotą samochodową (paliwa, leasingi) oraz telefonią komórkową
Obsługa prawna działalności Fundacji prowadzona na zasadzie wolontariatu

Fundacja kulturalno-artystyczna ART

kwiecień 2008 - kwiecień 2012 (przez 4 lata i 1 miesiąc)
- opracowywanie umów, regulaminów i statutów
- formalna oprawa projektów fundacji oraz wniosków o dotacje
- obsługa imprez oragnizowanych przez Fundację
Koordynator Biura

Colombier Polska Sp. z o.o.

marzec 2004 - grudzień 2008 (przez 4 lata i 10 miesięcy)
Od ponad czterech lat pracuję na stanowisku Koordynator Biura w firmie Colombier Polska, polskim oddziale międzynarodowej grupy produkcyjnej, zajmującej się sprzedażą hurtową na polskim rynku importowanego papieru w rolach.
Moja codzienna działalność polega na koordynacji działań handlowych firmy, począwszy od przyjęcia zamówienia od klienta, poprzez dostosowanie odpowiedniej oferty do jego potrzeb, negocjację warunków dostawy, bieżącą obsługę oraz nadzór nad dostarczeniem zamówienienia do miejsca przeznaczenia.
Moje bieżące zadania to organizacja pracy całego biura handlowego, obsługa administracyjna, prawna i logistyczna firmy.

Zakres obowiązków:
- organizacja pracy biura handlowego oraz koordynacja działań handlowych i logistycznych firmy
- bieżąca obsługa administracyjna i prawna biura
- współpraca z kontrahentami polskimi oraz zagranicznymi w zakresie zamówień (negocjacja warunków i umów handlowych, przyjmowanie, przygotowywanie i składanie ofert handlowych)
- koordynacja procesu realizacji zamówień
- sporządzanie dokumentów handlowych, prowadzenie korespondencji oraz rozliczeń finansowych związanych z wykonywanym zleceniem
- prowadzenie i aktualizacja baz danych związanych z bieżącą działalnością biura (MS Excel, Access)
Specjalista d/s Umów

Prószyński i S-ka

kwiecień 1998 - luty 2004 (przez 5 lat i 11 miesięcy)
- współpraca z polskimi i zagranicznymi właścicielami praw autorskich do utworów literackich, ilustracji, tłumaczeń (podmioty prawne w tym: agencje literackie, wydawnictwa oraz osoby fizyczne – autorzy, tłumacze); kupno i sprzedaż praw (negocjowanie warunków, przygotowywanie umów)
- koordynacja działań redakcyjnych z planami wydawniczymi i warunkami umów
- reprezentowanie wydawnictwa na Międzynarodowych Targach Książki (Warszawa, Frankfurt, Londyn)
- sporządzanie rozliczeń sprzedaży oraz raportów wydawniczych
- merytoryczna kontrola dokumentów finansowych (faktury, certyfikaty)
- prowadzenie i aktualizacja baz danych w programach Access, Progress
- pozyskiwanie sponsorów, prowadzenie dokumentacji związanej z dotacjami

Sześcioletnie doświadczenie w pracy w jednym z największych polskich wydawnictw. Praca w firmie Prószyński i S-ka na samodzielnym stanowisku Specjalisty ds. Umów, była dla mnie okresem rozwoju, zarówno zawodowego jak i osobowościowego. Miałam okazję zastosować teoretyczną wiedzę nabytą podczas studiów prawniczych a jednocześnie współpracować z osobistościami świata kultury.
Reprezentowałam wydawnictwo na Międzynarodowych Targach Książki, nie tylko w Polsce, uczestnicząc niejednokrotnie w rozmowach związanych z zakupem nowych tytułów.
Do moich obowiązków należało między innymi, negocjowane warunków umów zarówno polskich jak i zagranicznych, zakup nowych tytułów, współpraca z autorami i tłumaczami.
Młodszy Bibliotekarz

Biblioteka Narodowa, Zakład Informacji i Udostępniania Zbiorów

luty 1997 - kwiecień 1998 (przez 1 rok i 3 miesiące)
Nie bez znaczenia jak mi się wydaje pozostaje również moje doświadczenie wynikające z pracy w Bibliotece Narodowej. Rok pracy w kilkunastoosobowym zespole wykształcił we mnie umiejętność bezkonfliktowego rozwiązywania problemów. Przekonałam się, że umiem szybko nawiązywać kontakt z ludźmi. Bezpośrednie, codzienne kontakty z czytelnikami nauczyły mnie odporności na stres, tolerancji oraz sztuki opanowywania własnych emocji.

Zakres obowiązków:
- obsługa czytelników
- udzielanie pomocy w wyszukiwaniu materiałów źródłowych
- katalogowanie zbiorów
- pomoc w korzystaniu z katalogów i baz internetowych BN
Umowa zlecenie

Pierwszy Polski Fundusz Powierniczy Pioneer

czerwiec 1994 - wrzesień 1995 (przez 1 rok i 4 miesiące)
- organizacja pracy sekretariatu
- prowadzenie oraz archiwizacja korespondencji

Edukacja

Rachunkowość, studia podyplomowe

Instytut Studiów Ekonomicznych PAN

od marzec 2013 (od 1 roku i 10 miesięcy)
Prawo, magisterskie

Uczelnia Łazarskiego

październik 2005 - październik 2011 (przez 6 lat i 1 miesiąc)
Prawo, magisterskie

Uniwersytet Warszawski

październik 1994 - kwiecień 1998 (przez 3 lata i 7 miesięcy)

Specjalizacje

Administracja biurowa » Zarządzanie biurem i administracja

Prawo » Specjaliści

Języki

Angielski

biegły

Niemiecki

podstawowy

Informacje dodatkowe

Przebyte kursy

2014-2015 - Kurs Komputerowy ECDL (European Computer Driving Lecence)

2009-2010 Kurs języka angielskiego Business English na poziomie zaawansowanym, zakończony w maju 2010 egzaminem TOEIC (niebieski certyfikat, uzyskane 850 punktów)

2007-2008 Kurs języka angielskiego Business English na poziomie zaawansowanym zakończony egzaminem TOEIC w marcu 2008 (niebieski certyfikat, uzyskane 765 punktów)

2004 Kurs prawno-podatkowy. Zmieniające się przepisy podatkowe w związku z akcesją Polski do Unii Europejskiej.

2002 – 2003 Centrum Edukacji Kadr, roczne studium o specjalizacji Prawo Administracyjne, Technik Administracji.

2002 Prawa Autorskie w prawie Unii Europejskiej. Teoria i praktyka.

Hobby

Dobre kino jako życiowa pasja, książka, rzutki. Basen i sauna. Kiedys wschodnie sporty walki.

maksymy sławnych ludzi które moge sobie w życiu zastosować:) i parafrazy znanych powiedzonek:)

SZCZĘŚCIE polega na tym - całe szczęście -
By z prostych rzeczy nie tworzyć intelektualnych labiryntów

i moje nowe motto, piekne w swojej prostocie:
"Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana"

"Istnieją tylko dwa sposoby na życie. Jeden - to żyć, jakby nic nie było cudem. Drugi - to żyć tak, jakby cudem było wszystko." Albert Einstein
A ja bym chciała żyć tym drugim sposobem:))) przynajmniej się staram!

"Szczęście jest stanem ducha, więc nie może być stałe"

"Ta sama pycha każe nam potępiać błędy, od których w swoim mniemaniu jesteśmy wolni, co gardzić przymiotami, których nie mamy"

i podobne w wymowie:
"Wyrozumiałość jest owocem znajomości własnych błędów"

"hominis est errare, insipientis in errore perseverare"

"homo sum, humani nihil a me alienum puto"

Grupy

Wszystkich wypowiedzi: 43    (2 plusów)

Zobacz szczegóły »