Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Witam,

pracuję w biurze tłumaczeń w którym posiadamy wdrożone ISO 9001:2008. Pilnie potrzebuję wskazówek w kilku kwestiach dotyczących formalności związanych z prowadzeniem zapisów jak również z wprowadzaniem zmian w procedurach oraz audytem wewnętrznym i zewnętrznym.

Bardzo proszę o kontakt osoby mogące udzielić mi kilku informacji i wspomóc cennymi wskazówkami.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Dużo różnych kwestii Cię nurtuje.
Może najlepiej zacząć od szkolenia?
A jakby co - pytaj.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Maria

szczegóły koleżanko, szczegóły

tak na szybko jeśli w normie masz napisane (patrz 4.2.4) to z tego muszą być zapisy.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Maria Wrona:
Witam,

pracuję w biurze tłumaczeń w którym posiadamy wdrożone ISO 9001:2008. Pilnie potrzebuję wskazówek w kilku kwestiach dotyczących formalności związanych z prowadzeniem zapisów

Jak piszesz - posiadamy wdrożone ISO 9001:2008 to rzeczywiście macie, lecz podejrzewam że w pewnym momencie zaniechaliście i trzeba go odświeżyć (recertyfikować lub porawić).
Jeżeli tak jest to powyższe i poniższe jest już zapisane w procedurach, a jeżeli nie, to kto dał certyfikat ?.

jak również z wprowadzaniem zmian w procedurach oraz audytem wewnętrznym i zewnętrznym.

Bardzo proszę o kontakt osoby mogące udzielić mi kilku informacji i wspomóc cennymi wskazówkami.

Powyższe sugestie Kolegów są b.istotne:
PIOTR - trzeba poczytać normę i to co masz,
MAREK - koniecznie przejść szkolenie,

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marysiu przedewszystkim to reguluje Noram kto i co zapisuje w dokumnetacji ,,iso" po za tym powinyscie mic opiekuna czyli pelnomocnika w firmie badz po zania i to on odpowiada za całosc funkcjonowania systemu w waszej firmie ponad to szkoleniei jeszcze raz szkolenie bo iso jest mechnizem odnawialnym jak kolo puszczne raz w ruch sie kreci i tu jest ta smama zasada wrazie ptyan dzown 601690450

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Ostatnio spotkałam się z sytuacją, w której osoba w organizacji X (na chwilę przed audytem nadzoru) nie wiedziała, że pełni od roku funkcję Pełnomocnika. Więc i tak się "da"...

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Witam Wszystkich,

w mojej firmie ISO jest wdrożone i działamy zgodnie z tym co zostało ustalone. Jednakże w ostatnim czasie nastąpiła niespodziewana zmiana w kadrach, dotychczasowy pełnomocnik nie mógł pełnić swoich funkcji w związku z tym powołano nowego. Odbyło się szkolenie, jednakże ja mam kilka pytań typowo praktycznych.

1. Co w przypadku, gdy podczas audytu certyfikującego zostało złożone pewne zalecenie, a firma nie wywiązałaby się z niego? Czy jest to 100% powód do tego, aby nie przejść audytu nadzoru?
2. Zakładamy sytuację, że mamy pewne ustalenia w procedurze, jednak okazuje się, że w firma lepiej pracuje jeśli danych czynności dokonuje się inna osoba niż ustalona w procedurze lub też inaczej się je wykonuje. Czy wówczas lepiej jest już w trakcie wykrycia spisać wniosek i ustalić zmiany w procedurze, czy też lepiej zaczekać do audytu wewnętrznego i na podstawie wniosków z tego audytu wprowadzić zmiany w procedurze?
3. Ustalono w procedurach, że nieaktualne wersje dokumentów będą oznaczone wyrazem NIEAKTUALNE oraz odpowiada się za wykorzystywanie w miejscu pracy tylko aktualnych wydań. Mam pytanie odnośnie takiej kwestii. Czy takie zabezpieczenie dokumentów elektronicznych jest wystarczające? Czy też takie dokumenty dodatkowo powinny być przechowywane w osobnym folderze, zabezpieczonym, czy audytor może uznać, że informacja w nazwie dokumentu o nieaktualności to za mało?
4. Czy dokonując zmian w zapisach należy każdorazowo zmieniać również ich wersję na kolejną? Czy też pozostawia się wersję pierwszą niezmienioną i kolejną wersję tworzy się jako nowy zapis? Pytam o zapisy prowadzone w formie elektronicznej i moje pytanie dotyczy np. rejestru wniosków o działania korygujące. Rejestr taki jest uzupełniany o kolejne wnioski i w związku z tym powinien być tworzony każdorazowo kolejny plik, czy wystarczy zmienić wersję?
5. Czy jeżeli dana firma certyfikuje, to są jakiekolwiek przeciwwskazania do tego żeby inna firma przeprowadzała audyty nadzoru? I przeciwnie, czy są jakieś ograniczenia, że kolejnych audytów nie może przeprowadzać jedna firma?
6. Ustalono w firmie cel jakościowy oraz podano jakie kroki będą podjęte aby ten cel osiągnąć. Czy jest możliwość wprowadzenia zmian w trakcie roku, w kwestii ustaleń kto, co i jak ma robić w związku z powyższym? Czy też raz ustalone działania w odniesieniu do danego celu jakościowego nie podlegają już zmianą i trzeba je tak realizować jak ustalono to wcześniej?

Będę wdzięczna za wszelkie pomocne odpowiedzi.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marysiu spokojnie to wszystko co napisałas to są typowe niezgodności i zawsze pozostaje czas operacyjny na ich eliminacje ale to nie musi oznaczać ze nie przeszliscie audytu .
Audty jest po to by zbadac pewne obszary działania systemu i ewentualne uwagi sluża do uwzglednienia tego w DZIAŁNIACH KORYGUJACYCH po za tym istnieje możliśc wyłaczenia na krótki czas czegośc co należy popprawic ale to jest rzadkości(np. aby poprawic jaości opakowania towaru nalezy zakupic nowa maszyne a na to niema środków w firmie nalezy je pozyskac np z dotacji więc czas poproawy tego stanu rzecz musi byc taK długi by maszene mozna bylo kupic jak masz ptyania to dzwon601690450

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

1.To zależy czym jest "zalecenie". Formalnie audit kończy się niezgodnościami i/lub OFI (opportunities for improvement). Niezgodności WYMAGAJĄ działań korygujących, zaś OFI WYMAGAJĄ rozważenia i odniesienia się (czyli firma musi odpowiedzieć auditorom na pytanie co zrobiła z takim OFI). Brak skutecznych działań korygujących może prowadzić do niezgodności krytycznej, brak rozważenia OFI może prowadzić do niezgodności. Co do "przejścia auditu" - wystawienie niezgodności na audicie nie oznacza odebrania certyfikatu. Niezgodności wywołują konieczność działań korygujących. Dopiero brak działań korygujących i ich zamknięcia może prowadzić do zawieszenia i wycofania certyfikatu.

2.Wychwycone sprzeczności procedur z życiem, ze zdrowym rozsądkiem najlepiej eliminować od razu nie czekając na audit wewnętrzny.

3.Pomijam, może inni się pogłowią.

4.Co oznacza "zmiana w zapisach"? Zasadniczo zapisów się nie zmienia, chyba że były pomyłką. Jeżeli jest zapis "narastający" tak jak "rejestr działań korygujących" to dopisuje się do niego kolejne rekordy z kolejnymi datami. Utrzymywanie wcześniejszych wersji takiego rejestru moim zdaniem nic nie daje i jest niepotrzebne.

5.Certyfikat dostali Państwo od konkretnej jednostki certyfikującej (JC). Zwykle na 3 lata. Tylko ta JC może podtrzymać jego ważność w trakcie trwania cyklu trzyletniego przeprowadzając audity nadzoru. Inna JC nie może tego zrobić. Natomiast w każdym momencie można JC zmienić na inną. Wiąże się to z "auditem transferowym" i wydaniem nowego certyfikatu przez nową JC. Nic za darmo oczywiście...

6.Cele można nowelizować. Plany można nowelizować. Programy można nowelizować. Byle z głową. Co do nowelizacji celów - można to zrobić np. przy okazji Przeglądu Zarządzania.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marek Piotrowski:
1.To zależy czym jest "zalecenie". Formalnie audit kończy się niezgodnościami i/lub OFI (opportunities for improvement). Niezgodności WYMAGAJĄ działań korygujących, zaś OFI WYMAGAJĄ rozważenia i odniesienia się (czyli firma musi odpowiedzieć auditorom na pytanie co zrobiła z takim OFI). Brak skutecznych działań korygujących może prowadzić do niezgodności krytycznej, brak rozważenia OFI może prowadzić do niezgodności. Co do "przejścia auditu" - wystawienie niezgodności na audicie nie oznacza odebrania certyfikatu. Niezgodności wywołują konieczność działań korygujących. Dopiero brak działań korygujących i ich zamknięcia może prowadzić do zawieszenia i wycofania certyfikatu.

Konkretnie sytuacja dotyczy obszaru do poprawy. Podczas audytu stwierdzono, że należy uzupełnić pomiary czynników środowiska pracy o natężenie oświetlenia. Czy w przypadku tego rodzaju zalecenia należy je bezwzględnie wykonać?

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Ponieważ nie ma wymagania prawnego (o ile wiem) dotyczącego systematycznych pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy, należy potraktować to jako OFI i jak napisałem - rozważyć możliwość, określić przydatność, oszacować ryzyko, skalkulować koszty i podjąć decyzję (najlepiej na piśmie z potwierdzeniem osoby odpowiedzialnej).

PS. Mam nadzieję, że wykonali Państwo pomiary natężenia oświetlenia uruchamiając stanowiska pracy...

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marek Piotrowski:
Ponieważ nie ma wymagania prawnego (o ile wiem) dotyczącego systematycznych pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy,

Nie, patrz: § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650). Czyli w tym temacie wprost wskazano, że obowiązuje nas Polska Norma, czyli PN-EN 12464-1:2004 z późniejszymi zmianami Światło i oświetlenie. Oświetlenie miejsc pracy. Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach.

{EDIT}Światło mamy dzięki instalacjom elektrycznym, więc czasookresy pomiarów oświetlenia powiązane z warunkami użytkowania, z terminami pomiarów instalacji elektrycznych.{/EDIT}

Obecny stan prawny to uznanie oświetlenie za czynnik uciążliwy, a nie szkodliwy dla zdrowia co skutkuje brakiem podstaw do stosowania przepisów rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 kwietnia 2005 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz. U. Nr 73, poz. 645 z późn. zm.)

Maria Wrona:
Czy w przypadku tego rodzaju zalecenia należy je bezwzględnie wykonać?

Tak. Skoro audytor zapisał taką niezgodność tzn. że nie przedstawiono podczas audytu stosownego dokumentu, czyli najprawdopodobniej takich pomiarów nigdy nie wykonano. :-( Audytor zapisując taką niezgodność, wbrew pozorom, nie rzuca żadnych kłód pod nogi, o czym firma być może przekona się podczas kontroli PIP.

Pomiary oświetlenia warto wykonać zgodnie z Polską Normą i to nie "dla audytora" i nie po to aby "przejść recertyfikację". ;-)Marek Kubiś edytował(a) ten post dnia 31.10.12 o godzinie 20:37

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Maria Wrona:

Marek Piotrowski:
1.To zależy czym jest "zalecenie". Formalnie audit kończy się niezgodnościami i/lub OFI (opportunities for improvement). Niezgodności WYMAGAJĄ działań korygujących, zaś OFI WYMAGAJĄ rozważenia i odniesienia się (czyli firma musi odpowiedzieć auditorom na pytanie co zrobiła z takim OFI). Brak skutecznych działań korygujących może prowadzić do niezgodności krytycznej, brak rozważenia OFI może prowadzić do niezgodności. Co do "przejścia auditu" - wystawienie niezgodności na audicie nie oznacza odebrania certyfikatu. Niezgodności wywołują konieczność działań korygujących. Dopiero brak działań korygujących i ich zamknięcia może prowadzić do zawieszenia i wycofania certyfikatu.

Konkretnie sytuacja dotyczy obszaru do poprawy. Podczas audytu stwierdzono, że należy uzupełnić pomiary czynników środowiska pracy o natężenie oświetlenia. Czy w przypadku tego rodzaju zalecenia należy je bezwzględnie wykonać?

A na podstawie czego to stwierdzono i co to ma do ISO 9001?

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Maria Wrona:
3. Ustalono w procedurach, że nieaktualne wersje dokumentów będą oznaczone wyrazem NIEAKTUALNE oraz odpowiada się za wykorzystywanie w miejscu pracy tylko aktualnych wydań. Mam pytanie odnośnie takiej kwestii. Czy takie zabezpieczenie dokumentów elektronicznych jest wystarczające? Czy też takie dokumenty dodatkowo powinny być przechowywane w osobnym folderze, zabezpieczonym, czy audytor może uznać, że informacja w nazwie dokumentu o nieaktualności to za mało?

Możesz je po prostu wykasować. Audytor nie może nic uznać, tylko musi zdobyć obiektywne dowody, że nieaktualne dokumenty są stosowane. Jeżeli nieaktualne wersje są powszechnie dostępne to będzie szukał czy ktoś ich nie stosuje, zapytany nie wyciągnie z szuflady kopii nieaktualnej wersji, itp.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marek Kubiś:

Marek Piotrowski:
Ponieważ nie ma wymagania prawnego (o ile wiem) dotyczącego systematycznych pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy,

Nie, patrz: § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650). Czyli w tym temacie wprost wskazano, że obowiązuje nas Polska Norma, czyli PN-EN 12464-1:2004 z późniejszymi zmianami Światło i oświetlenie. Oświetlenie miejsc pracy. Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach.

{EDIT}Światło mamy dzięki instalacjom elektrycznym, więc czasookresy pomiarów oświetlenia powiązane z warunkami użytkowania, z terminami pomiarów instalacji elektrycznych.{/EDIT}

Obecny stan prawny to uznanie oświetlenie za czynnik uciążliwy, a nie szkodliwy dla zdrowia co skutkuje brakiem podstaw do stosowania przepisów

W linku, który podałeś pada sformułowanie:
Badania instalacji oświetleniowej należy przeprowadzać przy odbiorze nowych lub zmodernizowanych urządzeń oświetleniowych, okresowo co 5 lat, oraz w przypadkach uzasadnionych wątpliwości czy wymagania obowiązującej normy są spełnione.

W innym miejscu np. http://bhp.wip.pl/obowiazki-pracodawcy/pomiary-natezen... znajdziesz info:
Oświetlenie światłem sztucznym pomieszczeń przeznaczonych na pobyt ludzi powinno odpowiadać potrzebom użytkowym i spełniać wymagania Polskiej Normy dotyczącej oświetlenia wnętrz światłem elektrycznym. Przepisy nie określają ani jednostek uprawnionych do przeprowadzania badania parametrów oświetlenia, ani częstotliwości przeprowadzania takich badań.

I czego tu się trzymać?

Maria Wrona:
Czy w przypadku tego rodzaju zalecenia należy je bezwzględnie wykonać?

Tak. Skoro audytor zapisał taką niezgodność tzn. że nie przedstawiono podczas audytu stosownego dokumentu, czyli najprawdopodobniej takich pomiarów nigdy nie wykonano. :-( Audytor zapisując taką niezgodność, wbrew pozorom, nie rzuca żadnych kłód pod nogi, o czym firma być może przekona się podczas kontroli PIP.

Pomiary oświetlenia warto wykonać zgodnie z Polską Normą i to nie "dla audytora" i nie po to aby "przejść recertyfikację". ;-)

Zwracam uwagę, że auditor wskazał "obszar do poprawy". Słowo "niezgodność" tu nie pada.Marek Piotrowski edytował(a) ten post dnia 01.11.12 o godzinie 10:33

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Maria Wrona:
4. Czy dokonując zmian w zapisach należy każdorazowo zmieniać również ich wersję na kolejną? Czy też pozostawia się wersję pierwszą niezmienioną i kolejną wersję tworzy się jako nowy zapis? Pytam o zapisy prowadzone w formie elektronicznej i moje pytanie dotyczy np. rejestru wniosków o działania korygujące. Rejestr taki jest uzupełniany o kolejne wnioski i w związku z tym powinien być tworzony każdorazowo kolejny plik, czy wystarczy zmienić wersję?

Ani jedno ani drugie. Wersja dotyczy tylko przyjętego formatu zapisów i reprezentującego go dokumentu lub bazy danych. Dodawanie kolejnych zapisów nie zmienia wersji dokumentu w którym są dokonywane.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marek Piotrowski:
Przepisy nie określają ani jednostek uprawnionych do przeprowadzania badania parametrów oświetlenia, ani częstotliwości przeprowadzania takich badań.

Pracodawca może wykonać pomiary oświetlenia samodzielnie. ;-)

I czego tu się trzymać?

Każda instalacja elektryczna, podczas montażu i/lub po jej wykonaniu, po każdej rozbudowie, remoncie, naprawie lub modernizacji i przebudowie, a przed przekazaniem do eksploatacji oraz okresowo w czasie jej eksploatacji, powinna być poddana sprawdzeniom, czyli oględzinom, pomiarom i próbom. Zakres sprawdzeń odbiorczych i okresowych instalacji elektrycznych niskiego napięcia określa Polska Norma PN-HD 60364-6:2008.

Dodatkowo, rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999r., w sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych (Dz. U. nr 74 z 1999 r., poz. 836).

Zwracam uwagę, że auditor wskazał "obszar do poprawy". Słowo "niezgodność" tu nie pada.

Nie znamy kontekstu, nie wiemy dokładnie czego to dotyczy, więc definitywne wypowiadanie się nieuprawnione. Może np: dopiero co utworzono nowe stanowisko (-a) i czas na wykonanie takich pomiarów jeszcze nie upłynął lub tp więc na razie teoretycznie OK, ale niezgodnością będzie "już za chwilę"?

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Maria Wrona:
1. Co w przypadku, gdy podczas audytu certyfikującego zostało złożone pewne zalecenie, a firma nie wywiązałaby się z niego? Czy jest to 100% powód do tego, aby nie przejść audytu nadzoru?

"Żółta kartka" i czas na "posprzątanie".

2. Zakładamy sytuację, że mamy pewne ustalenia w procedurze, jednak okazuje się, że w firma lepiej pracuje jeśli ..

Na bieżąco, a jak konkretnie się zachować winno być określone procedurą z puli tych obligatoryjnych.

3. Ustalono w procedurach, że nieaktualne wersje dokumentów będą oznaczone wyrazem NIEAKTUALNE oraz odpowiada się za wykorzystywanie w miejscu pracy tylko aktualnych wydań. Mam pytanie odnośnie takiej kwestii. Czy takie zabezpieczenie dokumentów elektronicznych jest wystarczające? Czy też takie dokumenty dodatkowo powinny być przechowywane w osobnym folderze, zabezpieczonym, czy audytor może uznać, że informacja w nazwie dokumentu o nieaktualności to za mało?

Upublicznia się tylko i wyłącznie to co aktualne. To co nieaktualne a/a a zasady przechowywania wycofanej dokumentacji również winny być określone w systemie.

4. Czy dokonując zmian w zapisach należy każdorazowo zmieniać również ich wersję na kolejną?

Zapisy występują tylko pod jedną postacią. :-( Dokonywanie zmian w zapisach to .. fałszowanie zapisów. Chyba chodzi o zmiany w dokumentacji systemu, która jest wersjonowana. To również winna regulować procedura systemowa. :-(

Zdrowy rozsądek podpowiada, że jak dużo zmian to nowa wersja, mało zmian - podmiana pojedynczych stron dokumentacji z rejestracją

6. Ustalono w firmie cel jakościowy oraz podano jakie kroki będą podjęte aby ten cel osiągnąć. Czy jest możliwość wprowadzenia zmian w trakcie roku,

Zakazywanie zmian to gwałt na idei ciągłego doskonalenia będącej fundamentem ISO. :-( Zmiana jest czymś naturalnym, więc obawy nieuzasadnione bo ich obecność jest dowodem na to, że system żyje. ;-))))

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marek Kubiś:
Każda instalacja elektryczna, podczas montażu i/lub po jej wykonaniu, po każdej rozbudowie, remoncie, naprawie lub modernizacji i przebudowie, a przed przekazaniem do eksploatacji oraz okresowo w czasie jej eksploatacji, powinna być poddana sprawdzeniom, czyli oględzinom, pomiarom i próbom. Zakres sprawdzeń odbiorczych i okresowych instalacji elektrycznych niskiego napięcia określa Polska Norma PN-HD 60364-6:2008.

Wprowadzasz Marku tematu, o które Maria nie pytała.

Temat: Wdrożone ISO 9001:2008, a możliwości działania

Marek Piotrowski:

Marek Kubiś:
Każda instalacja elektryczna, ..

Wprowadzasz Marku tematu, o które Maria nie pytała.

Zasadniczo masz rację Marku, ale ponieważ istnieje związek, więc podchodząc tak praktycznie do zagadnienia może przy okazji przynajmniej niektórych "dłubań" przy instalacji elektrycznej, na niektórych stanowiskach pracy, warto zadać sobie pytanie, czy aby nie byłoby dobrze "przyjrzeć się" także pomiarom oświetlenia. Kluczowym zdrowy rozsądek i podejście do zagadnienia kontrolera PIP. ;-)