Konrad

Konrad Koliński Pracownik Banku,
Allianz Bank Polska
SA

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

Drodzy,
szukam rozwiązania nastepującego problemu:
mam formularz w formacie pdf, który drukuję i wypisuję dane ręcznie,
te same dane powtarzają się na innym formularzu (też w pdfie, też drukowany i wypisywany ręcznie),
te same dane powtarzają się w pliku excelowskim,
czasami jeszcze jeden pdf zawiera te same dane.

Czyli trzy (czasem nawet cztery!) razy muszę wpisywać te same dane ręcznie - licho.

Zależy mi na tym, by stworzyć jeden plik Excelowski, gdzie w jednym arkuszu zamieszczę te powtarzające się dane, tak by się pięknie kopiowały do innych arkuszy, których tła będą pdfami przerobionymi na pliki graficzne.

Wszystko OK, wizja zaoszczędzonego czasu bardzo zachęca do pracy, ale wczoraj całą noc walczyłem, żeby odkryć, że wstawienie graficznego tła do pliku excela to opcja, która praktycznie nikogo nie interesuje...
Wiem o trickach z wstawianiem grafiki jako nagłówek/stopka, ale strasznie ciężko skalibrować plik graficzny (mówimy o formularzu, który musi zachować swoją czytelność!), by to wszystko miało ręce i nogi.

Zaczynam myśleć nad alternatywą, ale do wyboru mam tylko Worda lub Excela. W Wordzie już kombinowałem, ale dużo chętniej przyjąłbym rozwiązanie w Excelu.

Mam nadzieję, że problem przedstawiłem w sposób zrozumiały i w mig podacie strasznie proste jego (...) Zobacz więcej
20.07.2010, 20:23
Arkadiusz

Arkadiusz Bąkowski
www.wszystkodlamalca
.istore.pl

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

Miałem podobny problem, otóż miałem w PDFie Potwierdzenie Nadania listu poleconego. Kombinowałem na różne sposoby jak by te wszystkie zawarte tam rzeczy
wstawić jako tło do Excela i w końcu zrobiłem tak: "Narysowałem" te tabelki, kółeczko (na pieczątkę) kropeczki i teksty w excelu jako tekst, obiekt itp.
Po prostu zrobiłem swoją wersję tego PDFa w excelu, dobierając czcionki itp, aż wyszło mi identyczne jak w PDFie. Teraz tylko wstawiam dane do wysyłki, reszta już jest. Tobie radzę to samo. "Przerysuj" tego PDFa dużo mniej pracy z "kalibrowaniem". Postaraj się zrobić nowy formularz w excelu, który po wydrukowaniu będzie identyczny jak po wydrukowaniu tego PDFa.Arkadiusz Bąkowski edytował(a) ten post dnia 21.07.10 o godzinie 21:53
21.07.2010, 21:52
Monika

Monika M. PROGRAMISTA VBA,
Excel, Access,
Outlook, Word -
SZKOLENIA

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

Konrad Koliński:

Panie Konradzie, a ja proponuję podejść do problemu inaczej.
Wszystko, co napiszę może być do rozważenia, ale istotne, jak ma Pan ułożone te dane w Excelu, czy może być formularz z Worda, zamiast PDF itd.

Uważam, że sprawę można uprościć, kwestia tylko tego, czy będzie Pan skłonny zastanowić się nad trochę innym podejściem.

Moja propozycja jest taka:
1) Tworzymy formularz w Wordzie, ze specjalnymi polami do wypełniania, który jak rozumiem, będzie wypełniany przez kogoś innego.
2) Możemy włączyć opcję zapisywania z formularzy tylko danych. Co to nam da? Ano będziemy mieli pliki tekstowe, zapisane w pięknej formie do importu do Excela, tzn. rozdzielone średnikami. A formularz i tak będzie można wydrukować do podpisu.
3) Jak rozumiem, w Excelu jakoś przechowuje Pan te dane, mam nadzieję, że w postaci rekordów, czyli wszystkie dane z jednego formularza w pojedynczym wierszu.
Jeśli wykorzystuje Pan te dane, np. w obliczeniach i w związku z tym, niekoniecznie powinny one być umieszczone w jednym wierszu, a w odpowiednich komórkach - do obliczeń, to i tak nic to nie zmienia, bo wtedy najlepiej byłoby mieć osobny arkusz do rejestracji poszczególnych danych z formularzy, a inny pobierałby dane dla konkretnego wypełnienia formularza - do obliczeń.

Może to wszystko zbyt skomplikowanie brzmi, więc proponuję swoją pomoc w tej kwestii. Oczywiście, najpierw trzeba by było zobaczyć, z jakimi danymi mamy do czynienia, jakie warunki musimy spełnić, aby to miało ręce i nogi.

Jest jeszcze coś takiego, jak formularz PDF, gdzie można wypełniać w odpowiednich polach. Coś takiego można by było stworzyć, ale na razie nie wiem, czy da się te dane z formularza PDF łatwo przenieść do Excela. W zasadzie tak powinno być, ale tego nie robiłam.

Także zapraszam, postaram się pomóc.
22.07.2010, 00:33
Konrad

Konrad Koliński Pracownik Banku,
Allianz Bank Polska
SA

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

Arkadiusz Bąkowski:
Tobie radzę to samo.
"Przerysuj" tego PDFa dużo mniej pracy z "kalibrowaniem". Postaraj się zrobić nowy formularz w excelu, który po wydrukowaniu będzie identyczny jak po wydrukowaniu tego PDFa.

Witam, niestety raczej nierealne wydaje mi się wykonanie wiernej repliki takiego formularza:

Obrazek


Uploaded with ImageShack.us

Probowałem różnych programów, które konwerują pdf->excel i też nie dały satysfakcjonujących wyników. Więc ta opcja niestety odpada.
Monika M.:
Konrad Koliński:

Panie Konradzie, a ja proponuję podejść do problemu inaczej.
Wszystko, co napiszę może być do rozważenia, ale istotne, jak ma Pan ułożone te dane w Excelu, czy może być formularz z Worda, zamiast PDF itd.

Uważam, że sprawę można uprościć, kwestia tylko tego, czy będzie Pan skłonny zastanowić się nad trochę innym podejściem.

Moja propozycja jest taka:


Sprawa o tyle jest korzystna, że aktualnie nie mam danych zapisanych w jakimkolwiek programie i w tym momencie dokonuję wyboru najbardziej praktycznej formy.

Na chwilę obecną wygląda to tak:
drukuję trzy różne pdfy i ręcznie wypisuję w nich dane. Wartości, które się powtarzają, to dane osobowe (imię, nazwisko, pesel, data urodzenia, adres, tel, itp.). Nie są to jakieś szalone ilości, ale zawszę dążę do optymalizacji prac czysto "biurowych".

Więc w tym momencie najbardziej rozsądną opcją wydaje mi się wpisywanie tych powtarzającyh się danych w excelu (zależy mi też na takich "popierdółkach", jak formuła sprawdzjąca nr pesel, czy przekładająca pesel na format dd-mm-rrrr - zawsze to 8 seknud do przodu:)
Z excela bajecznie prosto zaczytać to do drugiego arkusza, ale co mnie teraz nurtuje to takie spreparowanie pdfa w adobe acrobat, by i zmodyfikowane pdfy korzystały z tych wartości.

Ale tu rozumiem już Pani mi nie pomoże?

Jestem oczywiście otwarty na rozwinięcie Pani opcji - tak jak mówiłem, dane mogą być w dowolnej formie!

Pozdrawiam!Konrad Koliński edytował(a) ten post dnia 23.07.10 o godzinie 02:14
23.07.2010, 01:56
Monika

Monika M. PROGRAMISTA VBA,
Excel, Access,
Outlook, Word -
SZKOLENIA

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

Konrad Koliński:
Witam, niestety raczej nierealne wydaje mi się wykonanie wiernej repliki takiego formularza:

Oj! Widzę, że tego jest aż 5 stron! Czy tak?!
Sprawa o tyle jest korzystna, że aktualnie nie mam danych zapisanych w jakimkolwiek programie i w tym momencie dokonuję wyboru najbardziej praktycznej formy.

No po tym stwierdzeniu to mnie zastanawia, czy te formularze muszą ściśle wyglądać, jak teraz i jeszcze jedno - czy dane są przepisywane do jakiegoś oprogramowania, np. bankowego?
Czy na razie tylko od Pana zależy w jakiej formie będą rejestrowane (Excel, Word, czy na kartce papieru)?
Bo może w ogóle zastanowić się nad zrobieniem aplikacji do wypełniania danymi? Pytanie, kto wypełnia te dane, czy tylko Pan, czy osoba składająca formularz - nie wiem, czego dotyczą te formularze, czy to są formularze funkcjonujące wewnętrznie w organizacji, czyli w banku,czy też, np. dla klientów banku?

Jeśli wypełnianie wygląda tak, że tylko Pan, czy inny operator-pracownik banku wprowadza te dane, to proponuję zrobić aplikację w Accessie. Wtedy z powodzeniem można wykonać raport z Accessa, który będzie wyglądał bardzo, bardzo podobnie do PDF-owych formularzy, ale będzie go można wydrukować z już wprowadzonymi danymi, np. do podpisu.
Z kolei dane będzie można przechowywać w tej aplikacji Accessa i dowolnie nimi manipulować, czyli np. robić raporty, statystyki, szybko wyszukiwać dane związane z osobą składającą wniosek, eksportować wszystkie albo przefiltrowane dane do Excela, Worda, PDF, HTML i txt itd.

Uprzedzam jednak, że to już zajęłoby sporo czasu i nie da się zrobić w 5 minut, ale za to dawałoby duże możliwości na przyszłość.
Na chwilę obecną wygląda to tak:
drukuję trzy różne pdfy i ręcznie wypisuję w nich dane. Wartości, które się powtarzają, to dane osobowe (imię, nazwisko, pesel, data urodzenia, adres, tel, itp.).

Czy dobrze rozumiem, że te dane osobowe, o których Pan napisał - są takie same dla wszystkich trzech formularzy? Jeśli tak, to właśnie w takiej aplikacji Accessowej można by było tak to zrobić, że część powtarzających się na trzech formularzach danych wpisywać tylko raz.
Nie są to jakieś szalone ilości, ale zawszę dążę do optymalizacji
prac czysto "biurowych".

I słusznie, każdy próbuje sobie jakoś ułatwić pracę, powtarzające się czynności.
(zależy mi też na takich "popierdółkach", jak formuła sprawdzjąca nr pesel, czy przekładająca pesel na format dd-mm-rrrr - zawsze to 8 seknud do przodu:)

To byłoby jak najbardziej do zrobienia w aplikacji Accessowej.
Również można by było zrobić w Excelu, ale konieczne jest użycie makr do sprawdzania poprawności PESEL. Datę z PESEL można tworzyć przy pomocy formuły, np. dla PESEL w komórce B2:
=DATA(LEWY(B2;2);FRAGMENT.TEKSTU(B2;3;2);FRAGMENT.TEKSTU(B2;5;2))

Powyższe sprawdza się dla dat pomiędzy 1900 a 1999 rokiem, dla pozostałych potrzebna byłaby trochę bardziej rozbudowana formuła, uwzględniająca dodawanie do miesięcy liczby 20, 40 i 60, czy 80 - w zależności od stulecia - ale do zrobienia.
takie spreparowanie pdfa w adobe acrobat, by i zmodyfikowane pdfy korzystały z tych wartości.

A tego nie rozumiem, i dlaczego miałyby PDF-y korzystać z tych wartości?
Jeśli potrzebne to by było tylko do wydruku, to np. z takiej aplikacji Accessowej w każdej chwili można by było zrobić wydruk, a nawet PDF z już wypełnionymi danymi.

Co do samego Accessa - pewnie znalazłaby się w firmie chociaż jedna wersja Office Professional, gdzie byłby Access, a w ostateczności można taką aplikację tak zrobić, że Access nie byłby potrzebny. Ale to już rozbudowane rozwiązanie.

Ja staram się do Pana problemu podejść trochę przyszłościowo, tzn. wiem, że z reguły takie dane z różnych formularzy potem są do czegoś potrzebne - w formie elektronicznej, choćby do szybkiego wyszukiwania danych w komputerze, a nie w segregatorze z papierami. I że często wykorzystuje się je dalej, a łatwiej byłoby zrobić kolejny raport Accessa w formie kolejnego formularza, wykorzystujący już istniejące dane, czy też istnienie określonych pól, niż tworzenie takiego PDF-a.
W Excelu trudniej robi się takie rzeczy i więcej czasu to zajmie, więc można, tyle że będzie to mniej efektywny system ze względu na konieczność "gimnastyki" podczas rozbudowy o nowe elementy.

Jeśli chciałby Pan kontynuować temat, to - w zależności od tego, jak Pan uważa - możemy omawiać sprawę tutaj albo przejść na tzw. priv.
23.07.2010, 18:39
Tomasz

Tomasz Gawęda SCC, BOS Automotive
Products Polska

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

wstawienie graficznego tła do pliku excela to opcja, która praktycznie nikogo nie interesuje...

Wcale nie, kiedyś było to już poruszane :) http://www.goldenline.pl/forum/690518/tlo-znak-wodny

lub bezpośrednio
26.07.2010, 15:21

konto usunięte

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

Pamiętam, że kiedyś coś podobnego robiłem tylko zdaje się że nie z pdf a z jpg, zdaje się że zeskanowałem formularz i umieściłem w arkuszu - w każdym razie działało i po wydruku wyglądało (...) Zobacz więcej
26.07.2010, 17:16
Konrad

Konrad Koliński Pracownik Banku,
Allianz Bank Polska
SA

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

Monika M.:

Dziękuję za takie perspektywiczne podejście do tematu - w tej chwili nie będę się aż tak angażował, gdyż te dane nie mają wielkiej wartości archiwizacyjnej.
Dodatkową przeszkodą jest brak Accessa - dlatego też tak bardzo zależało mi na wykorzystaniu li tylko Excela.
Tomasz Gawęda:

Faktycznie było poruszane, "usprawiedliwia" mnie fakt, że cukierkowaty Excel nie ma funkcji "aparat fotograficzny" lub jest sprytnie tak sprytnie ukryty, że poświęciwszy 70 sekund na jego szukanie odpuściłem sobie;)
Marcin Dzierżanowski:

Taka też metoda wydawała mi się najbardziej rozsądna: pdfy mam oczywiście w formie plików graficznych, wstawiam taki plik, przesuwam go za tekst i voilà!
Nie wiedzieć czemu każdy plik graficzny, który wstawiłem nie miał aktywnych opcji "przesuwania" na spód i wierzch.

(...)

Ale wróciłem do opcji "nagłówek niestadardowy" - wcześniej porzuciłem tą opcję ze względu na brak możliwości dopasowania pliku graficznego do wielkości strony. Co się okazało? Jest tam piękna opcja "wielkość obrazu"!

Wyobrażacie sobie moje podekscytowanie tym odkryciem;)?
Dodatkowo potęgowane świadomością, że dopiero jutro będę mógł zweryfikować skuteczność tego rozwiązania - ja chcę do PRACY;)

Dam oczywiście znać jak to się sprawuje, tak dla potomnych!
Dziękuję za zaangażowanie i podawanie różnych tropów, pozdrawiam!

Edit:
Witam,
tak jak mówiłem chcę podsumować moje boje z pdfem i excelem. Rezultat jest taki, że opcja nagłówka niestandardowego jak najbardziej działa, choć ja akurat musiałem jeszcze poprawić nieco ustawienia na innej wersji excela (w domu 2007, w pracy... 2000 chyba?). Pozdrawiam!Konrad Koliński edytował(a) ten post dnia 29.07.10 o godzinie 00:54
26.07.2010, 22:25
Andrzej

Andrzej D. Specjalista ds.
Automatyki,
Elektromontaż Poznań
S.A.

Temat: PDF jako tło arkusza Excela

A może dać sobie spokój z Excelem czy Wordem a użyć: PDF Xchage Viewer, czyli wypełnić bezpośrednio w PDF, jako nałożone komentarze.

Ostatnio nanosiłem poprawki na dużych dokumentacjach, które posiadałem w postaci zeskanowanej papierowej dokumentacji do plików pdf, zawierającej nawet powyżej 100 stron, 7 plików. Nanosiłem od 500 do ponad tysiąca komentarzy, w tym również edycji rysunków.

Program jest darmowy w wersji Viewer, jeśli pobierzesz wersje portable nie musisz go nawet instalować.
Gdy jeden wypełnisz kolejne pójdą z górki bo będzie już tylko edytować komentarze już nałożone, oczywiście plik z kopiujesz lub użyjesz polecenia zapisz jako (pod nową nazwą), a sam program jest prosty w obsłudze.
Foxit Readers też umożliwia nanoszenie komentarzy, ale uważam go za kiepskie narzędzie. Oczywiście są jeszcze płatne programy.

A jeśli jednak chcesz w excelu, to zrób "zdjęcie" w Acrobacie lub innym
programie np. PDF Xchage Viewer, następnie w klej je do Arkusza w excelu, kliknij na obraz tego zdjęcia i włącz narzędzie "pasek narzędzi obraz", a następnie z paska narzędzi wybierz narzędzie: "ustaw kolor przeźroczysty" (w excelu 2007 nie pamiętam), i kliknij na wstawionym obrazie w kolor pól do wypełnienia. Od tego momentu będą widoczne komórki pod kolorem w który kliknołeś.

Uwaga przy "robieniu zdjęcia" rozdzielczość zależy od skali wyświetlania pdf-a, im większa tym rozdzielczość większa.

Pozdrawiam.Andrzej Dassui edytował(a) ten post dnia 03.08.10 o godzinie 19:42
3.08.2010, 19:09

Następna dyskusja:

wysyłka excela jako pdf makro




Przeglądaj dyskusje w tej grupie

Setki wypowiedzi

Zobacz o czym się teraz dyskutuje

Pytania i odpowiedzi

Znajdź odpowiedź na swoje pytanie

Wyślij zaproszenie do